【簡単な改善提案事例①】FAXを廃止!メールに変えてコスト削減!

改善提案のススメ

皆さん改善提案に悩んでおられませんか?

何か簡単な改善は無いだろうか?と考えの方必見です!

今回は、FAXをメール化する改善提案を紹介します。

皆さんの会社は、業者さんとやり取りの際にFAXを使用していますか?

FAXって実はコストがかかるんです。

極端ですが例を出してみます。

紙使用料金・・・1枚1円

コピー・FAX複合機・・月額5000円以上

紙1枚送るだけで、1円もしているんです。

さらに、複合機をレンタルしていた場合毎月定額でお金を払わなければなりません。

コスト削減を目指して改善活動に取り組んでみませんか?

今回は、FAXを廃止してメール化した改善事例を紹介します。

FAXからメールに変えるメリット•デメリット

金額面でのメリット

使用する紙の削減

FAXを止めることができれば、紙を使用することが無くなります。

1度FAXを送るだけで紙1円お金を払っているんです。

相手業者と合わせて2円。

1日10枚FAXするとしたら、1ヶ月で600円。

なんと1年で約7,200円の削減になります。

FAXのインクの削減

FAXを印刷する必要が無くなるので、インクの節約になります。

紙1枚印刷するのに8円掛かっていると言われています。

ブラックは、850枚印刷出来るとします。

1日10件なら約3ヶ月でインク交換です。

年間で、約3万円インク代金がかかっています。

コピー・FAX複合機レンタル料金の削減

安い業者で、月々5,000円ほどで複合機がレンタルできます。

良い複合機になれば、もっと高くなります。

月々5,000円なので、年間6万円かかることになります。

つまり複合機でFAXすることで年間約10万円のコストが掛かっていることになるんです!

作業効率でのメリット

メール送信履歴確認の簡易化

FAXだと本当に送信できているか心配になることはありませんか?

FAX送信履歴を見ることは出来ますが、昔のデータを探したりするときは大変ですよね。

メールであった場合送信時間や送信相手を検索しすばやく確認することが出来ます。

作業効率が上がるのは間違い無しです。

作業手順の簡易化

FAXだと毎回複合機の前に行ってボタンを押して送信しなければなりません。

さらに送信したFAXをファイルに綴って保管する方も多いと思います。

メールであれば、ボタンひとつで送信できます。

さらに、バックアップもとれるので長期保管が可能です。

FAX紛失のリスク低減

FAXを紛失するリスクを無くすことが出来ます。

筆者が経験したことあるのですが、FAXを他の人が捨てたり勝手に片付けてしまうことがあるんです。

当時僕が担当していた依頼のFAX返信を待っていたのですがいくら待ってもこず。

再問い合わせすると返信したとの話で実際に先輩が捨てていた。というパターンがありました。

この時にメールであればこんなことは無いのに・・・と思いましたね。

デメリット

メールが埋れて確認ミスのリスク

日頃からたくさんの業者とやり取りをされていたり、メールアドレスが共通であった場合メールが届いていても気づけないことがあります。

理由として、メールが次々と送られてくるのでメールが埋もれてしまう可能性があります。

そうすると確認を忘れてミスに繋がってしまう可能性があります。

メール送信者変更があった際に変更の手間

FAXであった場合、相手の会社にFAXを送るので送信先は1つしかありません。

なのでよっぽどの事が無い限り送信先の変更はありません。

しかしメールであった場合、担当者が変わるとメールを送信先を変更しなければなりません。

変更先が変わったことを社内に知らせる必要があるので少し手間が増えてしまいます。

FAXからメールへ変更による手間

今までFAXを使用していたものをメールに変更するので作業が完全に変わることになります。

新しい作業に慣れるまでは、時間がかかるのは仕方ありません。

新しい作業を望まない人がいるかもしれません。

その人たちのために、メールの宛て先や送り方をまとめたものを共有してあげましょう。

FAXからメールに変えるまでの手順

  1. 自分の会社内でメールにすることを伝える。
  2. 取引の業者にメール化が可能であるかの確認を行う
  3. メールの送信先を確認する。(宛て先・CCへ追加する人物等細かいところまで聞く。)
  4. 次回からメールで行いたい事を伝える。
  5. 会社内の作業が慣れるまでメールとFAX同時に行う。(突然FAXを辞めると驚かれてしまいます)
  6. 慣れてきたらメール1本化する。

まとめ

FAXからメールにすることでさまざまなメリットがあります。

今では、FAXは古い存在となってしまいました。

メール化へ変更するまでの手順は少し手間が掛かります。

しかしメールは、簡単かつ正確に送信することができます。

コスト面の削減も大きく期待できるので1度考えてみてはどうでしょうか?

新入社員向けの簡単な改善提案もご紹介しているのでぜひ参考に!

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